Контроль договоров поставки в 1С:УПП

Заказчик — производственное предприятие, расположенное на территории Москвы и специализирующееся на выпуске хлеба и хлебобулочной продукции. Компания является крупнейшим производителем Московской области; в её штате около 6 000 сотрудников.

Масштаб производства и непрерывный поток закупок требуют регулярно контролировать исполнение договоров с поставщиками: сроки поставки, полноту и соответствие поступивших товаров условиям заказа.

В закупках компании договоры с поставщиками, заказы поставщикам, оплаты и поступления велись в 1С:Управление производственным предприятием, но связь между ними проверяли вручную. Специалист по закупкам открывал договор и спецификацию, находил дату размещения заказа, затем собирал поступления по каждой строке заказа.

Отдельно приходилось проверять, совпали ли номенклатура, характеристика и количество в заказе с тем, что фактически приняли на складе.

После этого юристу передавали выписки и расчёт для оценки претензии. На эту работу уходило около 20 часов в неделю.

Ниже приведён демонстрационный пример договора на условных данных. По заказу поставщику СП-387 от 7 мая требовалось поставить 40 приводных модулей V-240 общей стоимостью 5 000 000 ₽. Договор устанавливал срок поставки не позднее 14 мая и пеню 0,15 % в день от стоимости непоставленной части.

В заказе также было прямо указано, что замена V-240 на другую модель возможна только после письменного согласования заказчика; за несоответствие номенклатуры предусматривался штраф 1 % от стоимости незакрытой позиции.

Поступления в 1С выглядели на первый взгляд почти закрывающими заказ: 16 мая приняли 28 модулей V-240, а 21 мая — ещё 8 модулей V-240 и 4 модуля V-200. Без построчной сверки это легко принять за поставку 40 единиц.

Но V-200 не соответствует позиции V-240 и не закрывает обязательство по заказу: на дату контроля четыре требуемых модуля оставались непоставленными.

Ручная проверка требовала собрать документы из разных разделов 1С, перепроверить даты, ставку и базу начисления для каждой части поставки.

Главная ошибка возникала при ручном закрытии заказа по общему количеству поступивших единиц. После двух приёмок в 1С было отражено 40 модулей, поэтому заказ мог выглядеть исполненным, хотя четыре модуля V-200 не соответствовали заказанным V-240 и не закрывали обязательство поставщика.

Расчёт просрочки и санкций также зависел от ручного сопоставления договора, заказа и каждой приёмки. Из-за этого появлялся риск не увидеть вовремя просрочку первой и второй частей поставки, непоставленный остаток и штраф за несоответствие номенклатуры.

Настроили сценарий анализа договоров поставки в 1С:УПП. Агент извлекает из договора срок, ставку пени, правило расчёта и условия замены товара.

Затем он связывает договор с заказом поставщику, фиксирует дату размещения заказа, рассчитывает допустимую дату исполнения по рабочему календарю и подбирает все поступления, связанные с заказом.

Для каждой строки заказа агент сравнивает номенклатуру, характеристику, единицу измерения и количество с каждой строкой фактической приёмки. Частичная поставка уменьшает базу начисления только по действительно совпавшему товару.

Поставка другой модели не отмечается как исполнение заказа: она попадает в сводную таблицу как несоответствие, которое должен проверить сотрудник.

По договору СП-387 система рассчитала пеню за просрочку первой части поставки, затем — за оставшиеся позиции, а также отдельно зафиксировала четыре модуля V-200 как несоответствующие заказу.

Результат работы решения заканчивается подготовкой сводной таблицы по нарушениям и расчётам с привязкой к документам 1С. Решение о том, направлять ли претензию поставщику, принимает сотрудник юридического отдела по правилам заказчика.

Еженедельно система формирует единый список договоров с нарушениями: поставщик, договор, заказ, дата размещения, срок поставки, фактические приёмки, расхождения по товару, дни просрочки и предварительный расчёт.

Сотрудник по закупкам тратит около часа в неделю, чтобы просмотреть исключения, приложить недостающие документы и передать отобранные строки в юридический отдел. Раньше на полный ручной сбор и сопоставление уходило около 20 часов в неделю.

Для описанного договора юрист получил не набор несвязанных документов, а проверяемую цепочку: условие договора → заказ в 1С → две приёмки → несовпадающая номенклатура → расчёт.

Юридический отдел самостоятельно оценивает доказательную базу, исключения договора и целесообразность претензионной работы. Автоматизация не отправляет претензии и не принимает юридических решений за клиента.

Для анализа документов и формирования сводной таблицы использовалась модель Kimi 3,5. Она развёрнута локально на серверах заказчика и работает с данными 1С внутри его инфраструктуры.

Для работы решения подключение к интернету не требуется.