Автоматизация анализа продаж в 1С:УТ 11.5

Компания ведёт продажи в 1С:УТ 11.5: несколько менеджеров, регулярные отгрузки ключевым клиентам и широкий ассортимент.

Руководитель отдела продаж ежедневно вручную собирал картину из типовых отчётов: «Валовая прибыль предприятия» — с группировкой по клиенту, менеджеру и номенклатуре; «Выручка в разрезе документов продажи» — для проверки конкретных реализаций; «Состояние выполнения документа» — для контроля заказов и отгрузок.

Отдельно он смотрел применённые цены и скидки в документах реализации.

На разбор уходило в среднем 55 минут каждое утро: 20 минут на продажи и валовую прибыль, 25 минут на поиск причины отклонения в документах и ещё 10 минут на проверку незакрытых заказов.

Сравнивали выручку, валовую прибыль, рентабельность, процент скидки, число заказов и отгрузок: с предыдущим рабочим днём, аналогичным днём прошлой недели и средним значением за последние 28 дней.

Критичная ошибка возникла после обновления условий для одной группы клиентов. Для крупного контрагента в соглашении продолжила действовать дополнительная скидка 18 %, хотя новые цены уже учитывали снижение.

За один день 26 документов реализации на 1,84 млн ₽ получили суммарную скидку до 30 %.

Оборот выглядел обычным, но рентабельность по клиенту упала с обычных 17,4 % до 2,1 %: риск потери валовой прибыли по этим продажам составил около 281 тыс. ₽.

Настроили ежедневный агент для блока продаж в 1С:УТ 11.5. В 08:00 он получает данные из «Валовой прибыли предприятия», «Выручки в разрезе документов продажи» и «Состояния выполнения документа».

Для каждой группы клиент → менеджер → номенклатура агент считает выручку, валовую прибыль, рентабельность, среднюю и максимальную скидку, количество заказов, реализаций и просроченных отгрузок.

Показатели сравниваются с предыдущим рабочим днём, тем же днём прошлой недели и медианой за 28 дней.

Критичным считается падение рентабельности более чем на 10 процентных пунктов, скидка выше разрешённой соглашением и отклонение выручки более чем на 20 % при неизменном количестве отгрузок.

В итоговом сообщении для Telegram агент выводит только исключения: клиента, менеджера, номенклатуру, показатели до и после отклонения, сумму риска и ссылки на документы реализации. Это позволяет сразу перейти к проверке соглашения, цены или скидки, а не искать проблему в сводной таблице.

На следующее утро агент выделил отгрузки красным: выручка по клиенту осталась в норме, но рентабельность отклонилась на 15,3 процентного пункта, а фактическая скидка превысила ограничение соглашения.

Руководитель открыл список 26 документов, увидел наложение старой скидки на обновлённые цены и исправил условия до новых отгрузок.

Ошибку обнаружили в день её появления, а не в конце месяца при разборе финансового результата.

Ежедневный анализ теперь занимает 7 минут вместо 55: руководитель читает резюме и проверяет только найденные исключения. Это на 48 минут, или 87 %, меньше ручной работы каждый рабочий день.

Менеджеры получают конкретную задачу с документами и причиной отклонения, а контроль маржи, скидок, незакрытых заказов и критичных остатков стал регулярным.